Lavoro da remoto: errori da evitare.

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Come e perché il lavoro da remoto può avere un impatto negativo sulla comunicazione con capo/colleghi/collaboratori?

Lavorare da remoto e servirsi di internet per comunicare con capo, colleghi e collaboratori, presenta non poche differenze rispetto alla classica comunicazione vis à vis. Questo perchè la conversazione mediata dall’utilizzo di un computer elimina i codici non verbali della comunicazione (come il tono della voce, lo sguardo, l’espressione del viso…) molto importanti per intendere i messaggi che ci vengono inviati dal nostro interlocutore in maniera corretta.

Ciò significa che le persone costrette a lavorare insieme o a collaborare nonostante la distanza, hanno maggiori probabilità di incorrere in fraintendimenti oppure di inviare messaggi asincronici che possono portare ad un dilatamento dei tempi di risposta e conseguentemente ad un rallentamento del lavoro.

Inoltre, con questo tipo di comunicazione a distanza si sarebbe maggiormente soggetti alla riduzione dell’espressione dei sentimenti e delle emozioni tra i parlanti, e per tal motivo incorrere in un peggioramento dei rapporti in essere con i capi ed i collaboratori.

Criticità comunicative del lavoro da remoto

Lavorare in homeworking significa fare i conti con strumenti comunicativi differenti. Non sempre risulta facile scegliere quale mezzo utilizzare e soprattutto trovare un riscontro positivo dai colleghi. Tuttavia, indipendentemente dal tipo di comunicazione adottata, bisognerebbe essere in grado di inviare messaggi brevi, chiari ma completi.

Il consiglio è quello di utilizzare le email per inviare allegati, documentazione di vario genere ed aggiornamenti al termine della giornata. Bisognerebbe invece prediligere le chiamate telefoniche per le urgenze e infine organizzare riunioni online per confrontarsi su temi importanti o per prendere decisioni.

Dal momento che l’assenza della comunicazione non verbale può giocare un ruolo sfavorevole nelle relazioni lavorative, per ovviare al problema si potrebbero utilizzare le cosiddette “emoticon” con l’obiettivo di qualificare il messaggio e comunicare il proprio stato d’animo senza fraintendimenti.

Infine, si potrebbe dire che anche le relazioni con i colleghi potrebbero risentire della distanza. Per questo motivo è importante continuare a manetenere i contatti attraverso le chat o sfruttare le pause per fare una chiaccherata, come se ci si ritrovasse di fronte alla macchinetta del caffè. Questo permetterebbe di evitare la sensazione di isolamento avvertita.

Specie per chi è timido o introverso, quali le difficoltà di affrontare videochiamate collettive?

Le difficoltà che la persona timida potrebbe ritrovarsi a sperimentare all’interno di una videochiamata possono essere analoghe a quelle che avrebbe in una conversazione in presenza. D’altro canto, il lato positivo è riconducibile allo schermo, che potrebbe rappresentare per la persona timida una sorta di protezione tra sé e gli altri e quindi farla sentire più in sicurezza rispetto ad una conversazione vis à vis.

In entrambi i casi, le conseguenze possono essere le medesime. Ad esempio: scarsità degli interventi, incapacità a prender parola (soprattutto in presenza di persone con una modalità comunicativa irruente o tendente all’aggressività) ed aumentata sensazione del vissuto di esclusione dal gruppo di lavoro.

Consigli e strategie per rendere la comunicazione non dal vivo efficace, chiara, fluida ed empatica

Sicuramente in tutti e tre i casi bisognerebbe tenere in considerazione le buone pratiche della comunicazione, ovvero i principi inerenti la chiarezza, la completezza e la correttezza dei messaggi inviati (soprattutto quando si tratta di comunicazione scritta o telefonica).

Inolte, è importante tenere a mente il rispetto dei turni di parola ed il mantenimento di un ascolto attivo sull’interlocutore, con l’obiettivo di comprendere non solo il contenuto della comunicazione ma anche il suo punto di vista, le sue aspettative, le sue motivazioni ed emozioni, sospendendo così il giudizio. Solo in un secondo momento si potranno eventulamente chiedere chiarimenti o spiegazioni.

Questi passaggi sono fondamentali per: comprendere con esattezza il messaggio, evitare di incorrere in sovrapposizioni nel dialogo, creare inutili incomprensioni o sensazioni di non essere stato un buon ascoltatore. Frasi come “Mi sembra di capire che…” “Ho capito bene?” “Intendi dire…” sono tipici esempi di ascolto attivo che aiutano ad entrare in empatia con l’interlocutore e di conseguenza aiutano ad instaurare conversazioni positive basate sulla comprensione reciproca.

Quali errori evitare quando si comunica con il team di lavoro da casa. Cosa potrebbe impedire una buona comunicazione?

I fattori che possono impedire una buona comunicazione sono riconducibili soprattutto:

  • All’assenza di brevità nei messaggi, in quanto un messaggio lungo e prolisso ha una maggiore probabilità di non essere compreso a pieno;
  • Alla mancanza di pianificazione, in quanto risulta importante definire le priorità e chiarire le aspettative se si vuole definire nel migliore dei modi il lavoro da svolgere e le successive scadenze;
  • All’utilizzo di continue email o chiamate per comunicare sulle questioni importanti, poichè è preferibile optare per l’organizzazione di riunioni via Skype o sulle piattaforme che il web mette a disposizione (come Zoom) al fine di ottimizzare i tempi e accogliere il contributo di tutti.