Costruirsi una mappa mentale per capire come realmente usiamo il nostro tempo.
La Matrice di Eisenhower è un metodo tassonomico di gestione del tempo introdotto proprio dal presidente degli Stati Uniti Dwight David Eisenhower e riassumibile nella sua famosa citazione:
“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.
La matrice opera una classificazione delle cose da fare che rende possibile un’organizzazione ottimale del tempo e la formulazione di strategie adeguate per il raggiungimento degli obiettivi.
Per prima cosa occorre fare una distinzione tra urgente e importante, le due variabili su cui è costruito questo metodo e che categorizzano ciò che abbiamo in programma di attuare.
URGENTE: è un parametro “oggettivo” in quanto dipendente dal principio temporale; si riferisce ad attività incombenti, con scadenza a breve termine, che richiedono la concentrazione immediata delle risorse dell’individuo.
IMPORTANTE: è un parametro “soggettivo”, si riferisce alle credenze e ai valori personali della persona; generalmente rimanda a obiettivi che hanno una durata temporale, che vanno letti, cioè, in un’ottica di medio-lungo termine.
Dall’incrocio di questi due criteri e dei loro opposti, urgente-non urgente e importante-non importante, risultano i quattro quadranti che costituiscono la matrice, che sono gli spazi entro cui inserire le azioni che abbiamo in programma. Avremo quindi:
- Quadrante I – IMPORTANTE E URGENTE
- Quadrante II – IMPORTANTE E NON URGENTE
- Quadrante III – URGENTE E NON IMPORTANTE
- Quadrante IV – NON URGENTE E NON IMPORTANTE
Andiamo ora ad analizzarli singolarmente.
- IMPORTANTE E URGENTE: CRISI
Le attività inserite in questa casella sono sia quelle scaturite da imprevisti o avvenimenti inattesi, sia, molto frequentemente, quelle importanti che, non essendo state pianificate anticipatamente, hanno assunto il carattere di urgenza. Per il loro peso e per la rapidità con cui devono essere compiute, assorbono gran parte delle risorse dell’individuo, favorendo le manifestazioni di stress e stanchezza e la possibilità di commettere errori. Ne sono un esempio progetti o rese lavorativi in scadenza. Questo quadrante è da svolgere subito.
- IMPORTANTE E NON URGENTE: QUALITÀ
Lavorare in questo quadrante significa perseguire obiettivi che permettono la crescita personale. Generalmente sono scopi a medio-lungo termine che hanno un valore per la persona e che stimolano le sue capacità e la motivazione. Permettono inoltre di ideare le strategie migliori per il raggiungimento, accrescendo il senso di autoefficacia, la soddisfazione e l’autostima in generale. La pianificazione è importante perché, se si aspetta troppo, rischiano di assumere la connotazione di urgenti e di passare nel quadrante I. Un esempio può essere un corso di formazione. La cosa da fare è decidere quando.
- URGENTE E NON IMPORTANTE: INGANNO
Queste attività “rubano” tanto tempo alla giornata. Spesso vengono confuse con quelle importanti, mentre sono rilevanti tipicamente per gli altri, come può essere una riunione superflua. In questo caso, se possibile, sarebbe utile delegare almeno parte di questi compiti o automatizzarle.
- NON URGENTE E NON IMPORTANTE: SPRECO
In questa sezione mettiamo tutte quelle attività sulle quali è possibile effettuare dei tagli. Sono “modi di occupare il tempo” e, in quanto tali, sono soggette a cancellazione in mancanza di spazio libero. Parliamo di attività futili che è possibile tagliare, o passatempi che si possono rimandare. Potremmo indicare in questa sezione l’utilizzo senza scopo preciso di Facebook.
Crearsi una mappa mentale secondo il metodo Eisenhower può essere veramente utile nella gestione del tempo, soprattutto nell’ambito lavorativo. Stabilire le priorità e organizzarne temporalmente l’attuazione permette di diminuire il livello di “emergenza” che contraddistingue alcune giornate, evitando, di conseguenza, le cosiddette “corse contro il tempo”. La maggior parte delle persone, infatti, si colloca prevalentemente nei quadrati marcati dall’urgenza (I e III). Stando in queste condizioni si ha la sensazione di aver faticato tutto il giorno senza aver realmente concluso nulla di soddisfacente. Riuscire a investire il tempo nel quadrante II (importante e non urgente), invece, vuol dire lavorare secondo scopi personali senza lo stress delle scadenze, favorendo la messa in gioco e il potenziamento delle capacità dell’individuo e, quindi, aumentando la qualità dell’esperienza. In periodi particolarmente pieni, inoltre, aver ben presente il tipo di attività che riempiono il nostro tempo può facilitare l’accantonamento di quelle che in realtà non sono così centrali per la persona, quelle di cui, cioè, si può fare a meno, almeno per un po’ (quadrante IV).
Lungi dall’essere la chiave della felicità, la matrice di Eisenhower può essere uno strumento utile per fare chiarezza su come si sta utilizzando il proprio tempo, soprattutto quando si ha la sensazione di essere sommersi e travolti dalle cose da fare. Prendersi un po’ di tempo per ragionarci è, oserei dire, un’attività da inserire nel quadrante II, contribuendo ad organizzare obiettivi di realizzazione personale e a prevenire, dove possibile, le urgenze.
